浙江中医药大学汪佳丽、河南省周口市财政局王震
《中国政府采购》杂志2022年第11期
大型仪器设备是高校人才培养、科研创新、社会服务和文化传承工作的重要支撑和助推力量。近几年，随着《国务院关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》( 国发〔2014〕70号) 的发布，对大型仪器设备的使用效率、绩效产出以及开放共享提出了更高的要求。2021年3月，浙江省全面深化改革委员会印发了《浙江省数字化改革总体方案》，方案要求通过数字化技术、数字化思维来推动各地各部门流程再造、数字赋能、高效协同、整体智治，推进省域治理体系和治理能力现代化。面对大型仪器管理上的困境，如何通过数字化智慧管理系统平台的建设，在对大型仪器实现全过程管理的同时提高科技资源的利用效率、发挥大型仪器的绩效产出，成为一个重要且迫切的问题。
一、高校大型仪器管理面临的困境
（一）投入与产出的矛盾
大型仪器投入巨大，但论证却往往不充分、不科学。在项目立项阶段，大型仪器购置前的论证流于形式，包括必要性、可行性、绩效目标等论证不到位。在项目必要性上，未能从项目必要功能出发提出采购需求，部分设备配置很高，但实际使用中只用到最基本的功能，或是立项时没有对已有同类仪器的情况进行了解，造成重复购置；在可行性上，对操作人员的要求不明确，导致仪器购买后使用人员操作能力跟不上，加上培训不足，仪器长期闲置，造成优质资源浪费，又或是场地未落实，仪器到货后长期未开箱验收；对于项目所要实现的绩效目标不明确，后期无法与成果挂钩进行考核，投入巨大却效果甚微。
在项目立项后、采购前，往往还需要采购论证，主要针对仪器设备的技术参数和售后服务、质保期等商务需求进行论证优化，最终确定用于招标采购的需求方案。在这个环节，调研也不够充分，对于市场中能够实现同等功能的仪器了解不够，技术参数指向某一特定品牌等情况时有发生；仪器的后期运行维护费用、零配件更换费用等也未调研清楚，导致后期需要维护和更换零配件时非常被动，只能通过单一来源等方式进行，在价格谈判时处于劣势地位。绩效考核机制缺乏。目前，各高校设备管理普遍缺乏有效约束机制，设备的产出与前期立项不挂钩，设备使用效益与单位发展相关性不大。例如，对于前期立项申请时预定的产出目标的实现程度、产出与投入的相当程度等，缺乏有效的投入产出效益评估机制和绩效考评机制（如每台仪器培训人数、实验项目数、获得专利数与论文数等成果考核）。
（二）节点管理与连续管理的矛盾
大型仪器管理过程是一个有机整体，一般包括项目立项、采购论证、采购组织、供货安装、设备验收、设备使用、维护维修和设备报废等生命不同阶段，每个阶段相互联系又互相影响。由于每个阶段管理部门不同，为了提高对大型仪器的管理，基本都建立了各自的管理系统，如采购管理系统、资产管理系统、大型仪器共享平台等。但这些系统数据都是相对独立的，环节也都是分段不连续的，数据信息得不到有效共享，形成了一个个数据信息孤岛，无法对大型仪器各环节进行综合、统一数据分析，导致无法为后续采购提供可靠的参考和依据，容易造成资源的浪费，也无法对于仪器是否实现绩效目标进行定量考核。对于高温、高压、高速等高危险性的仪器设备，更是没有专门针对的安全措施和跟踪管理，而且，对于使用部门来说，每个阶段应该在哪个管理系统操作也往往缺乏了解，管理成本大大增加。
（三）重视采购而忽视使用的矛盾
就目前的实际情况来看，对于大型仪器，往往对前期立项、招标采购、产品验收很重视，而到了真正使用时，对技术人员进修和操作培训少之又少，实验队伍对大型仪器设备的使用、维修、保养了解不深，造成仪器设备使用率不高、维修频率却很高。
（四）开放共享要求与科研运行体制的矛盾
目前高校的科研都是课题组和项目制运行模式，尤其是高端精密仪器，往往是学校顶尖科研团队和专项项目中购买较多，基本采用谁买谁使用的管理模式，即使学校建设了共享平台，大多数团队也不愿意将仪器放到平台中开放共用，而科研团队只要有项目经费，也愿意自己采购仪器，而不愿意使用共享仪器，这就导致同类大型仪器重复购置，使用率较低。
二、基于全生命周期管理理念的系统化管理
大型仪器全生命周期包括从项目立项开始到仪器报废的整个生命周期全过程，而大型仪器设备全生命周期管理是指对所有购置的设备以生命周期的全过程实行一体化动态管理的行为，即为每台仪器设备建立生命周期档案，从每台设备的立项论证、计划报批、招标采购、验收入库、有效使用、保养维修及报废处置各个环节及工作流程来进行全过程管理。大型仪器全生命周期管理包括从成本角度的全生命周期管理、从绩效产出角度的全生命周期管理和从全链条管理角度的全生命周期管理三个维度。
从成本角度的全生命周期管理，即采购的成本必须包括仪器购买的成本以及后期维护使用直至报废所发生的一切费用，而不仅仅是仪器购买时的价格。许多高精尖仪器，购买时的价格相对来说是比较公开透明的，且通过招标竞争也能够趋向合理，但是后期的维护成本、零配件的价格以及相关耗材的投入，却不是那么透明，尤其是对于单一匹配的零配件及耗材，更加需要在立项和采购环节就进行全面规划，在招标文件及合同中进行明确约定。
从绩效产出角度的全生命周期管理，即大型仪器的立项是基于绩效目标和效益产出，那么管理重点就必须是仪器报废前该仪器产生的所有绩效是否与原有绩效目标相符、是否达成了既定目标（如对于学科发展、单位整体发展的贡献度等），即要从成本收益的角度来分析是否合理。
从全链条管理角度的全生命周期管理，意味着仪器生命过程中的每一环节都是环环相扣、不可分割的，即大型仪器管理必须注重全生命周期过程中的综合数据记录，通过智慧化平台节点控制、自动流转，信息化与物联网实现设备在线预约、设备使用、维修维护、调剂、出借、赔偿、报废等实时数据的同步，每台仪器都有一个生命周期档案，管理者可以随时查阅该仪器任意环节中的相关数据，通过大平台大数据对仪器使用状况、绩效实现情况、闲置情况等实时分析和相关预警，有效提高仪器使用效率和开放共享服务水平，同时实现数据报送的便捷性。
三、大型仪器全生命周期智慧管理系统建设要点
大型仪器全生命周期智慧管理系统是基于绩效考核的、立足实验设施与仪器设备的全生命周期闭环管理、体现科学规范的流程化管理体系，也是突出高温、高压、高速等高危特殊设备管理的特殊性的大型仪器管理系统，应具有高校大型仪器管理的普遍性业务逻辑和管理范式，又具有微观管理的特殊性及未来发展预测；既需要满足职能部门大型仪器管理工作的日常管理与服务需求，还需要具有良好的扩展性、满足未来采购管理变革与发展的需求；既需要满足全校各教学院系和职能部门之间仪器管理业务的协同处理，还需要满足各级各类统计报表与实时情况分析，为学校决策提供及时准确的信息和服务。包括项目申报、绩效指标的设定、项目论证入库、采购调研论证、采购组织执行、合同签订、验收使用、后期维护、产出考核等功能环节（参见图1）。
（一）横跨场景应用，构建全生命周期生态圈
与固定资产管理系统作对接，实时动态抓取实验设施与仪器设备相关数据信息，例如资产编号、资产名称、规格型号、数量、价值、购置日期、现状、状态、使用方向、使用人、放置地点等，拓展GPS定位、设备分组、操作规程、使用机时、人才培养、科研成果、服务收入、功能利用与开发等内容，实现仪器设备入库、变更、处置、调拨、出借、赔偿与报废；与学校采购管理系统对接，通过系统实现采购申请、采购文件审核、合同签订及验收流程的自动流转，相关材料自动抓取；与财务管理系统对接，实现采购时预算冻结，报销时材料自动推送和预约；与上级科技主管部门管理系统对接，实现数据统计分析、数据智能上报等功能；与学校信息公开平台对接，实现相关材料公示的自动推送；大型实验基础设施与仪器设备实行开放共享，与学校“实验基础设施与仪器设备开放共享系统”链接，实时展示仪器设备的开放共享状态；实验设施和仪器设备出现故障应及时维修，每年对通用性强的仪器设备开展维护保养，与学校“实验设施与仪器设备健康管理系统”和“固定资产管理系统”链接或相应字段对接。
（二）内嵌管理制度，实现智慧化系统控制
通过系统数字机器人，根据上级仪器管理相关法律法规以及学校大型仪器管理的相关内控要求，设计智能控制器，来对规则、流程、参数等内容进行智能控制，实现自适应内控管理、自动化流程控制、自动流程跟踪、自动填写表单、自动消息预警、自动报备与发布数据和自动数据对接；通过绩效考评指标设置与产出效益考核、同类设备存量等来实现项目立项控制和预算控制，通过采购需求管理来实现需求控制，通过合同管理和验收管理来实现风险控制。
（三）汇总数据流，建立学校大型仪器源数据库
为每台设施与设备建立从立项到报废的生命周期档案，包括申购报告、批复文件，论证报告、中标通知书、评标报告、采购合同、招投标文件、评标报告、验收报告、委托协议、报关单（进口设备）、说明书、操作规程、大型设施与仪器设备采购和维修发票（复印件）、测试费转账凭证（复印件）、维修记录、电子影像、索赔文件等资料合同等。根据用户自定义设定要求，实现数据查询、分类、统计等功能，导出、下载和打印仪器设备详细数据内容（如立项信息、采购信息、验收信息、维修信息等）。同时与教育部、科技部等数据上报系统链接；每台仪器设备张贴二维码，展示仪器设备基本信息（包括设备名称、资产编号、使用人、存放地点、品牌型号、主要参数及功能、操作规程等内容）、管理信息（维修保养记录、预约使用记录、收费记录等）。分级授予权限，不同权限人员可扫描读取不同信息，与学校“实验设施与仪器设备健康管理系统”链接。做好供应商信息库维护，主要包括供应商基本信息、经营范围、主要产品、价格（包括配件、耗材等）、售后服务、诚信度评价等。定期维护相关信息，可随时添加供应商，对评价差的纳入不良供应商名单；对于涉及师生生命安全且高危险性的实验仪器设备（如压力容器、液氮罐、高速离心机等特殊设备）的安全管理主要包括设备信息（图片上传）、操作规程、注意事项、使用登记、维护保养等内容，与学校“实验设施与仪器设备健康管理系统”和“固定资产管理系统”相应字段对接。