为满足学院师生图书借阅的需要，确保师生顺利办理借阅证，根据图书馆行业基本做法，结合学院图书馆具体情况，特制定本规定。
第一条 借阅证办理对象
凡学院正式聘任的教职员工、在校学生均为借阅证的办理对象，可以按照本规定的要求办理借阅证借阅图书。为增强学风，学生每生每学期借阅图书原则上不低于2本，各二级学院应鼓励、组织并督促学生开展读书和借阅活动。
第二条 借阅证的办理形式
借阅证办理形式分为个人借阅证办理、团体借阅证办理，均为电子借阅证。个人借阅证是以个人名义、凭个人身份证件办理的借阅证，仅供个人借阅时使用。团体借阅证一般以班级为单位，由1名学习委员或其他学生干部牵头，提交牵头学生干部本人信息，凭牵头学生干部本人身份证件，由其代表所在班级办理的借阅证，供所在班级集体借阅时使用。为满足学生活动的需要，经相关活动组织部门提出，也可为跨班级的特定群体办理团体借阅证。
第三条 借阅证的办理流程
1.规范填写电子版的《借阅证信息表》，此表可在学院官网图书馆网页下载，该表分为个人版、团体版，需按第四条要求规范填写。
2.提交发送电子版的《借阅证信息表》到指定邮箱691790989@qq.com，邮箱如有变化，另行通知。
3.办理对象持本人身份证原件到学院图书馆激活借阅证，并修改密码。
4.激活借阅证后，正常办理图书借阅、归还事项。
第四条 借阅证信息表的填写、汇总与提交规范
（一）表格格式要求
借阅证信息表为系统生成的标准格式excel表格，正文无表名，无需添加表头或表名，仅支持excel格式，请勿转换为word、wps、pdf、csv等其他格式，且不得对表格原有格式作任何修改（如单元格合并、边框样式、字体等）。
（二）表中各栏填写要求
“部门”栏要体现借阅证办理形式，需按以下固定格式填写，如为办理个人借阅证，则填写：“学生/个人/XXX学院/XX级/XX班”； 如为办理团体借阅证，则填写“学生/团体/XXX学院/XX级/XX班”。注意必须包含“学生/个人”或“学生/团体”四字，不可省略。所有字段间用“/”斜杠分隔，斜杠前后无空格。“ XXX学院”需填写所在二级学院全称，如：现代物流学院、智能制造学院等。“XX级”中的数字用阿拉伯数字表示，如“21级” 、“25级”等。“XX班”的填写需包含专业名称全称、层次、班序号，如“数控加工技师1班”、“电子商务高技3班”、“计算机网络技术中专2班”等；若为合班，需将合班信息完整写入，例如“广告技师班、广告高技2班、数媒高技3班（合班）”等；若专业、班级名称中包含字母则用大写，例如“3D打印高技班”。“部门”栏填写示例，正确格式为：“学生/个人/现代物流学院/21级/电子商务高技1班”、“学生/团体/智能制造学院/25级/3D打印高技班”、“学生/团体/信息工程学院/25级/广告技师班、广告高技2班、数媒高技3班（合班）”等。
职工个人办理借阅证时，填写借阅证信息表（个人版），“部门”栏按以下固定格式填写，“职工/个人/XXX部门”，示例：“职工/个人/教务处”、“职工/个人/现代物流学院”等。除“部门”栏外，其它各栏填写方法与学生相同。
“姓名”栏：填写办证对象本人真实姓名，须与身份证姓名信息完全一致。如是办理团体借阅证，则填写1名牵头代表班级团体的学生干部姓名。
“读者证号”、“身份证号”二栏：均填写办证对象本人身份证号码（18位数字）。如是办理团体借阅证，则填写1名牵头代表班级团体的学生干部身份证号码。
“读者标签”、“密码”二栏：无需填写，留空即可。
“性别”、“电话”二栏：按实际情况填写。
（三）借阅证信息表的汇总与提交
1.汇总
每学期正式上课1个月内，各二级学院联络人将本院所有借阅证信息表（团体版）汇总至同一个excel表中。另将本院各班学生的借阅证信息表（个人版）以班为单位单列excel表，并汇集放置到同一个文件夹中，按下列要求命名文件，提交发送。
2.文件命名与提交发送
学生个人借阅证信息表、团体借阅证信息表分开汇集、汇总，文件命名分别为：“XX学院XX年XX班借阅证信息表（个人版）”， “XX学院XX年借阅证信息表（团体版）”。例如：“现代物流学院XX年XX班借阅证信息表（个人版）”、“现代物流学院XX年借阅证信息表（团体版）”；然后提交发送至邮箱691790989@qq.com，邮箱如有变化，另行通知。
3.通知与督促组织
图书馆上传借阅证信息表完成后，将通知二级学院联络员，各二级学院联络员通知、督促、组织本二级院办证对象携带其本人身份证原件集中办理激活工作，具体操作流程详见《自助借还机操作指南》，鉴于系统处理要求，个人版与团体版信息表将分批次激活。
（四）初始密码与激活流程
借阅证的初始密码默认为“888888”（6位数字），正式开通借阅功能前，需由“借阅证信息表”中所填姓名者携带本人身份证原件，前往图书馆现场参照《自助借还机操作指南》完成借阅证号的激活操作，激活后办证者应立即自行修改初始密码。
第五条 其他事项与附件
1.未办理借阅证的人员无法办理图书借阅、归还等借阅事项。
2.由于设备系统原因，同一个身份证号码只能办理一个借阅证，不能既办理个人借阅证，又办理团体借阅证。
3.团体借阅证如需变更牵头学生干部，须出具班主任书面意见，方可变更。
4.如发生借阅证信息泄露或被盗用，应立即联系图书工作人员挂失，挂失前产生的借阅记录由借阅证持有人负责。
5.因设备系统原因，30天借阅期是从借书当日的凌晨0点起计时，到第30天0点到期，须在第29天下班前归还。若所借图书在借阅期内遇到节假日，借阅期限不能顺延，借阅期在节假日到期者，请务必在节假日前归还图书，以免产生逾期记录。
6.借阅证激活、借阅图书等借阅事项办理地点在学院公共实训基地五楼图书馆借阅大厅。
7.未尽事项，按图书馆要求办理，本规定由学院图书馆负责解释。
附件1：借阅证信息表（团体版）；附件2：借阅证信息表（个人版），设备只接受excel格式表。